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【AI-OCRの基礎知識①】AI-OCRとは書類の文字を読み取ってデータ化してくれるツール

手書きで書かれた書類・通帳・自治体が発行する書類など、士業業界の周りでは多くの紙や手書き文字が溢れています。お客様の証憑の金額の会計システムへの転記作業や、作成された書類の誤字脱字チェックなど、人が行う作業だけではミスが出てしまうようなことも、AI-OCRと組み合わせればミスを減らすことが可能になります。
人の仕事を奪うのではなくあくまでも作業時間を減らしたり、ミスを減らすことがAI-OCR導入の本来の目的です。

AI-OCRとは書類の文字を読み取ってデータ化してくれるツール

AI-OCRとは、活字を読み取ってデータ化させる光学文字認識と呼ばれるOCRに、AIによる学習機能が付いた、進化したOCRです。
これまでは活字しか読み取れなかったOCRですが、AI-OCRでは手書きの文字も認識できるようになっており、その識字率は使えば使うほど向上していきます。

AI-OCR導入の目的

AI-OCRを導入する企業の目的は、主に3つあります。

まずは人が行うチェックの手間の削減です。書類を目で見て何が書いてあるか判断し、それを手打ちで別のシステムに入力していく作業の手間は大きく、作業を行う人のモチベーションや体調によっても作業スピードは変わってきます。

目的の2点目に、ヒューマンエラーを防ぐ、ということが挙げられます。先ほどのように人間が作業を行う手間に加え、集中しているように思えても自分では気づかないうちに入力ミスをしていることもあります。こういったヒューマンエラーを防ぐためにツールの手を借りることもあります。

3点目に、RPAと組み合わせるという点です。もともとRPAを導入している、もしくはこれから導入しようとしている企業の中には、自分たちの業務の中で「もっと効率化できることはないか」「人の手を使わずにできる作業はないか」ということを探す企業もいます。その時に書類が大量に発生する業務があるとAI-OCRを同時に導入して作業工程を一元化することがあります。

AI-OCR導入の成果指標

AI-OCR導入の成果指標は、「作業を行う人が1人減った」「作業時間が30分短縮された」「作業ミスが20%から5%に減った」などが挙げられます。ここで大事になってくるのは、AI-OCRを導入することで現在雇っている人を削減できるとは考えない点です。人件費の削減は本来の目的ではなく、導入することによって得られた時間で他の作業を行えたり、同じ作業でもミスを減らすことで導入の成果を図ると良いでしょう。

まとめ

AI-OCRがあることで、書類業務を簡略化したりミスを減らして生産性の高い仕事ができるようになります。一方で、新しいITツールの導入にあまり積極的になれない事情などもあるかと思います。これまでのやり方を守ることも大切になりますが、新しいやり方を受け入れることで初めて見える価値観や働き方もあります。

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