会計事務所では資格を保有している税理士のほかに、税理士補助業務を行う方がいらっしゃいます。入所したての方はこの補助業務から始めることと思いますが、作業内容はクライアントが持っている領収書を整理してシステムに転記することがメインとなります。人は同じ作業を繰り返しているとミスが発生しやすくなったり、ミスが起きたときにどこが原因なのか探るのが困難になります。本記事では、会計事務所に入所した補助業務を行う方が行う作業の中で、どこをAI-OCRが補えるか解説します。

お客様の領収書の取りまとめと転記作業

例えばクライアントが持っている領収書のなかでもタクシーの領収書に絞った場合、大量にあるタクシーの領収書を日付順にまとめ、それらを会計システムやExcelに入力していくことになります。そこから入力した内容が正しいのかチェックを行い、経費を確定させます。クライアントによっては同じタクシー会社の名前や金額が並んでいたりするので、会計システムにどこまで入力を行ったか見失ってしまうことがあります。

また、タクシーの領収書だけではなく、物品購入した際の領収書、接待で飲食店を利用した際の領収書など、他にもクライアントから送られてくる証憑はたくさんあるので、それらをまとめて入力するだけでも膨大な時間と労力を使うことになります。

それぞれの業務に共通するポイント

・同じ数字が並ぶことがある
・どこまで入力したかわからなくなるので集中が必要
・1行ずれてしまうことがある
・1度ずれてしまうとどこから間違えたのか確かめるのが大変
・ヒューマンエラーが起こりやすい
・ミスが起きたときに原因を探しづらい
・入力後にダブルチェックしてもミスを見落とすことがある

AI-OCRで補える作業

AI-OCRでは、スキャンした領収書の文字・数字・日付などをcsvでデータ化させることができます。先ほどの例で当てはめると、以下の作業をAI-OCRで補えます。

・領収書に記載されている金額と日付とタクシー会社を読み取ってcsv化
・物品購入した際の領収書の店名と日付と項目と金額を読み取ってcsv化
・飲食店の店名と日付と金額を読み取ってcsv化

データ化されたファイルを見ながらシステムへ入力を行うことで、証憑の原本を見ながら入力を行うよりも正確に入力することができ、どこまで入力したのか見失うことがほとんどありません。

まとめ

AI-OCRを利用することで、人間が手作業で行う業務のミスを減らしたり、仮にミスをしてしまってもどこが原因なのか見つけやすいことで業務の効率やか生産性向上につながります。大量の証憑を取り扱う会計事務所だからこそ、csvでデータ化できるだけでも業務の負担を減らす効果が高く、昨今は導入を進める事務所が増えているのです。

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