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【RPA×AI-OCR導入事例②】株式会社 I&R ビジネスアシスト様

経理人材を求める企業に対し、会計・経理業務のアウトソーシング業務を行っている株式会社 I&R ビジネスアシスト(東京・新宿区、代表取締役=寺尾 潔)では、RPAとAI-OCRを導入し、クライアント1社あたり月1~2時間×100社分以上の作業時間が、1社あたり約1分~30分と大幅に削減された事例を持つ。今回はAI-OCRとRPA導入担当者の西原氏から導入前の課題や導入後の変化、今後の展望などについて話を伺った。

導入前の課題:「無理をしてでも」が当たり前。効率化と社内の意識改革が急務に

「この業界、お客様がそう言っているから、お客様から来る書類が遅いから、何が何でも納期までに根性で間に合わせるみたいな体育会系な部分がありまして、当社の従業員もその感覚に慣れてしまっていました。バブル崩壊以降、日本企業は合理化や効率化の意識が高まり、重要だけど付加価値の低い仕事はアウトソーシングされるようになりました。RPAについてよく調べていくと、そういった性格の仕事がRPAと相性が良いということがわかりました。そういった背景から我々のようなアウトソーシング会社やシェアードサービスという分野の会社こそが、こういうものにいち早く着手するべきだと考えました。」(西原氏)

導入の決め手:「業務を楽にする」と「業務を標準化する」の2つを目標に、RPAの画面と動きを見せ、プロジェクトメンバーとゴールイメージを共有

「ITの導入で業務が楽になることは当たり前で、それに加えて業務が標準化されることが重要だと思っています。私は内部統制の仕事も担当していますが、内部統制の考え方の中に、社員が休んだ時、または辞めた時でも通常業務を遂行できる状態を整えておくということがあります。属人化が当たり前になっていると、急遽自分のわからない仕事を任されることもあります。この状況は誰でもストレスになると思います。過去の経験から、より早い段階で『こうなるよ』を見せて、インパクトを与えることが重要だと思っていました。実際ロボで実演してみせるとメンバーから『すごい』という声が上がりました。その後、『だったらあれはどうなんだろう』とか現場から声が出始めました。この状態になれば業務改革や改善は8割方成功したのも同然だと思います。」(西原氏)

導入の効果:作業時間が1社あたり2hから1分に削減。「無駄を無くす」から「無理を無くす」へ

「1社につき1~2時間かかっていた作業が、RPAを使うことによって約1分にまで圧縮できました。最後はそれが正しいかどうかを人が確認して、微修正をする。例えば課税対象か対象じゃないか、領収書や請求書の細かい部分等、どうしてもロボには判断がつかない部分は人がやります。ただ、その作業自体は30分もかからないので、全体を通して大幅な時間削減に繋がりました。やるしかないんだという固定概念を持たれてしまうと改革が進みません。我々の業界に限らず、人が減っても生産性を上げて対応しろと会社から言われれば無理してでもやるしかないと思ってしまいます。ただ、便利なITツールがあって、せっかく自社で導入しているわけですから、私からはこう使ったらこうなりませんかね、という寄り添い方で現場の方が無理をしないようにアドバイスするようなスタンスで接しています。そういう形で現場と接していたことで、こういうのはできませんかね、という意見が現場から出るようになってきました。従来の無駄を無くすという意識から、無理を無くす、という意識にシフトしたことは大きな変化だと思っています。」(西原氏)

今後の展望:他業務にもRPAを導入し、より付加価値の高い仕事へ

「生み出した時間をより付加価値の高い仕事に充てるというのは自然な流れではありますが、いきなり付加価値の高い仕事へ全従業員が対応していくのも難しいです。なので、業務をシフトしていくと同時に、付加価値の高い業務に対応できるスキルを身につける時間に充てるという考えも必要だと思います。何が我々にとって付加価値が高いかは会社全体で考えていければと思っています。」(西原氏)

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