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バックオフィス複業マンの経理実務コラム 第16回「請求書の実務〜契約書締結から請求書発行まで〜」

請求書は、お客様(クライアント)に納品が完了したサービスの対価として、料金・報酬を請求する書類です。今回は、経理として携わる機会が多い請求書の作成実務について見ていきましょう。

請求書発行までの一連の流れ

請求書は、発注から納品まで一連の流れを経た上で発行します。この一連の流れを典型的な受託取引を事例に、詳しく紹介していきます。

①NDA、基本契約締結

取引開始時に、NDA(秘密保持契約書)、基本契約書の締結を行います。瑕疵担保責任や秘密保持契約の期間など、後々問題が起きた際に自社が不利にならないように契約を締結することが大切です。取引が継続的でなくスポットの場合には、基本契約締結が省略されることがあります。また、NDAについては基本契約書と内容が重複する場合、省略されることがあります。

②見積書の送付

サービス提供に関する契約書締結前に見積書を送付します。通常、見積書の情報を元にお客様が社内凛議を申請し、凛議が通り次第、正式発注というかたちになります。相見積もりになる場合は、値引きなどを考慮し、複数回見積書を発行することがあります。

③発注書、受注書の締結

サービスの提供に関する発注書、受注書を発行します。個別契約書で代替されることもあります。サービスの内容、支払対価、検収基準、支払サイトが明記されており、請求書発行時に必ず見返す書類となるものです。支払サイトについては、①の基本契約書に記載があるケースもあるでしょう。

④サービスの納品

サービスの納品を行います。実際案件を担当している担当者と連携し、納品が完了したか確認します。

⑤お客様による、サービスの検収

サービスの納品を行ったら、先方にサービスの検収を行ってもらいます。検収とは、サービスが注文した仕様どおりであるか否かを検査することです。通常、契約書に納品から○営業日以内に連絡がない場合は検収されたものとみなす「みなし検収」の文言が含まれています。

⑥請求書発行

お客様による検収が完了したら、契約で定めたサービスの提供が完了したことを意味するため、その対価である料金を請求します。サービスごとに請求書を発行することもできますし、複数のサービスを提供している場合は、月締めなどで複数サービス分をまとめて請求することもあるでしょう。

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