【体験レポート】業務システムを可視化しムダを無くせる 無料ツール「DXMAP」

近年、DX（Digital Transformation / デジタルトランスフォーメーション）という言葉を目にすることが増えています。社内DX（バックオフィス最適化）を推進するために、業務システムを可視化し改善点を見つけられる無料ツール「DXMAP」が株式会社IT経営ワークスよりリリースされました。今回は、代表の本間氏のアドバイスのもと、KaikeiZine編集部員によるDXMAPの利用体験談をお伝えします。

バックオフィスの最適化するためには

2021年9月にはデジタル庁が新設され、行政におけるDX推進も期待されています。
コロナ禍で在宅・リモートワークが増えた影響もあり、クラウドツールの導入が一気に進みました。

社内外のやり取りはEメールからチャットへ、対面のMTGはオンライン会議システムへ、押印申請は電子署名システムへ。しかしクラウドツールを入れたものの連携できておらず、かえって効率が悪くなっていないでしょうか。

無料のバックオフィス最適化ツール「DXMAP」とは

DXMAPは2ステップで現在の業務をマップ化し、改善ポイントが明確にすることができます。

こんなお悩みをお持ちの方におすすめ

・業務システムをいくつか利用しているが、連携ができておらず業務効率が悪い
・DX推進について、そもそも何から着手してよいのかわからない
・業務改善したいけれど、どのツールを入れて、どのツールを無くせばよいのか分からない
・社内にITに強い人がおらず、業務効率が悪いが改善の方法がわからない

STEP1：現状の業務システムを登録し可視化する

業務ごとに利用しているツールを選択、他の業務システムとのデータ連携性を可視化し、改善ポイントを確認します。

STEP2：必要なシステムを適切に選定する

改善ポイントに合わせて、DXMAP上で必要なクラウドツールを選択します。
どのような変化があるのかを確認することができます。

■DXMAPサイト
https://dxmap.jp/

■実際のイメージを1分動画で説明

実際に「DXMAP」を作成してみることに

まずは、DXMAPのサイトからアカウントを登録し、管理画面にログイン。
今回は、KaikeiZine編集部員が運営会社であるレックスアドバイザーズのDXMAPを利用することにしました。

ログイン後の画面

DXMAPは　①従業員軸　②顧客軸　の2つの軸から業務フローを作成することができます。
まずは①従業員軸 から作成することにしました。

管理項目はプルダウンで選択できるようになっています。
「採用管理」「労務管理」「勤怠管理」「給与計算」「給与明細」「経費管理」「会計財務」など。

簡単にできそう…と思いきや、作成して早々に壁にぶつかりました。

分からない、知らないことが多い

実際に自分が使用しているツールについては分かりますが、管理部門のみが使用するソフトウェアや、データ連携方法（CSV、APIなど）がどうなっているかまでは把握していません。

ほとんどの会社では、採用、労務、給与計算、会計財務など、業務と役割が決められており、横断して全体のツール状況を把握しているのは、管理部門の中でもシステム担当などごくわずかでしょう。

新たなツールを導入する際も、実際に使用する各担当業務の責任者が選定することが多く、全体を俯瞰して無駄が無いかを検討することは少ないかもしれません。

そこで、DXMAPを提供している株式会社IT経営ワークスの本間代表にアドバイスをお願いすることにしました。

管理項目ごとにヒアリングに回答していくと「それは●●ですね」「その場合は●●連携ですね」と本間代表からのフォロー。わずか15分ほどで業務フローが完成しました。

出来上がった業務フローを見ながら「●●と●●が違うシステムを使用しているのは、恐らく●●という事情だと思います。ただ、同一システムにしたり、●●連携することで無駄が無くなりますよ。例えば～～」とのアドバイス。

IT専門家に聞くのが早くて効果的

今回、実際にIT専門家のアドバイスを受け、あれだけ悩んでいるのがうそのように業務フローが完成し、新たな視点、気付きを得ることができました。

特に、ITに詳しい人材が社内にいない場合は情報の整理から伴走してくれるIT専門家を頼ることで、課題が明確になり、業務改善を進めることができるようになるのではと感じました。

IT専門家による包括的なサポートを受けられる

課題が明確になり、必要なツールが判明したとしても、実際の導入や連携にはITに関する専門知識が必要です。

そこで、IT専門家ネットワーク「eCIO」に所属する、バックオフィス最適化が得意なIT専門家に具体的なアドバイスや導入支援サポートを依頼することができます。（個別の有償サービスです）

■IT専門家ネットワーク「eCIO」
https://ecio.jp/member/

社内DXに着手したいが何から始めてよいかお悩みの方は、まずは社内に点在する様々な業務システムや手作業で行っている業務をフロー図やマップで可視化し整理してみてはいかがでしょうか。

 

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