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【BIPA】ペーパーレス化が企業にもたらすメリット~PFU 宮内康範 執行役員~

―働き方改革が世間のトレンドですね。御社ではペーパーレス化を実践されていますが業務が楽になった実感はありますか。

宮内 「紙の情報をどう社内で使えるものにするか」といった視点は、働き方改革のひとつのポイントになると思います。当社では、2014年から全社活動として仕事のペーパーレス化とオフィスのペーパーレス化に取り組んでいますが、これはモノ(紙)から脱却し場所や時間にとらわれない「どこでもオフィス」というワークスタイルに繋がりました。机の上に積まれた大量の資料の中から、「あの情報はどこだ!?」と探しまわることがなくなりましたし、グループ単位でみると、データ共有のスピードが格段に上がりました。ペーパーレス活動を進めた結果2年間でオフィスに存在する紙の書類の92パーセントの削減にも成功しました。(*)
(*) 同社調査による。

もうひとつ、当社では出張旅費精算も電子データでの申請が可能なワークフローに変更しました。これまでは、社内のワークフローに倣って領収書は紙での提出が原則でしたが、電子データでの申請が可能になったことで、レシートや領収書が届かないといったミスも少なくなり、迅速で確実な処理ができるようになりました。ほかにも、当社には、「会議には紙を持ってくるな」というルールがあります。これによって、資料を準備していた社員の作業がひとつなくなり、効率化が図れます。電子データをスキャナ保存する取り組みは、単なるコスト削減としての側面だけではなく、社内の働き方改革を前進させるよい機会となると思います。

―社内の情報共有が進むということもありますか?

宮内 ペーパーレス化を進めたことで、社内の横の連携も可能になりました。代表的な例が、「名刺管理」です。「この企業の○×さんと当社の△○さんがコンタクトしたことがある」ことが、名刺データを共有するだけですぐに分かります。それも自分が所属するグループだけでなくて、隣の部署や違うフロアの営業グループの人たちが持っている情報も共有できるので、社内外のコミュニケーションの効率化につながっています。紙も便利なのでなくならないと思いますから、紙と電子データ、アナログとデジタルを使い分けることでより効率的に仕事ができるようになると思います。

―中小企業のお客様が実践されたペーパーレス化の事例があれば教えてください。

宮内 会計事務所の事例をご紹介します。これまでは、顧問先のお客様と郵送で領収書やレシートのやり取りをしていたものを、「ScanSnap」を使い顧問先で書類をスキャンし、電子データ化することに取り組まれています。会計監査時に必要な決算書類も監査が終わるとコピーを取り保管していたと思いますが、それらもスキャナ保存することで保管スペースの削減につながり、電子化したことで情報を「検索」することも可能になりました。

おそらく、中小企業様ほどスペースの問題は深刻だと思います。紙文書を簡単に電子化しスキャナ保存することは、保管スペースだけでなく、人件費や運送費等も含めたコスト削減の面でメリットがあるのではないでしょうか。海外では、「ScanSnap」を顧問先に持参し、その場で必要な書類をデータ化している会計士の先生もいるほどです。会計業界でもクラウド化が進んでいることもあって、士業の先生方に活用いただくケースは徐々に増えてきています。今も、会計業界ではFAX を結構使われていると思いますが、「ScanSnap」を FAX の代替として使っていただくこともできます。これまでFAXしていたものをスキャンしてメールで送れば、FAX代や通信費も削減できますし、何より綺麗な画像で先方に確認していただけます。セキュリティも掛けやすいですし、こうした活用の仕方も業種によらず多いです。

―ペーパーレス化を含めて何から効率化を図っていけばよいのか判断しかねている経営者は多いと思います。

宮内 まずは、各企業様で「どこにお金がかかっているか」「どこが働き方改革を阻害しているのか」を分析していただくことが一番です。結果として紙の運用やデータ共有に時間がかかっているというのであれば、当社がお客様の困りごとをどんどん解消していきたいと思っています。今後、クラウドサービスがさらに普及していくと、そこに紙の情報を載せるためには電子化が必須です。クラウドサービスとの結び付きという点においても、「ScanSnap」をご活用いただけるのではないでしょうか。

―BIPA参画されて、シナジー効果として何を期待されていますか。

宮内 中小企業のお客様に「ScanSnap」を使っていただき、紙を電子化することのメリットを感じていただきたいですね。電子化した情報がさまざまなクラウドサービスに繋ながることで、さらに感じていただけるメリットが広がっていくと思います。これからも、働き方改革のひとつの選択肢として「ScanSnap」を知っていただけるようこのような場を活用しながら、地道に取り組んでいきたいと思っています。


 

株式会社PFU
執行役員 ドキュメントイメージビジネスユニット長
宮内康範

1965年石川県生まれ。1988年に株式会社PFUに
入社。周辺機器を中心にハードウェア開発を
担当後、2011年からイメージスキャナ製品の
開発責任者として製品開発を牽引。2014年に
海外営業の責任者に就任後、シンガポール勤
務を経て、2017年よりイメージビジネス全体
の責任者として開発部門および国内外の営業
部門を統括している。

■株式会社PFU
https://www.pfu.fujitsu.com/

著者: KaikeiZine編集部

KaikeiZine

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