なぜ経営会議の活性化が重要なのか
会議は時間単価（給与）が高い人も含めて複数人の時間を拘束するものであり、時間単価×時間の総和を考えると相当な投資だといえます。にもかかわらず、会議の質が高くないのは大きな損失です。
そこで私たちは経営会議の活性化をしたいと考えました。私たちがご支援するのは、会議の中でも経営会議です。営業会議や品質会議ではありません。財務の専門家として、数字をベースにした経営会議であれば、普段社長と財務報告している面談の延長線上にあり、私たちが価値を提供できると思ったからです。
経営会議の支援を通じて、幹部の育成を図り、組織のポテンシャルを引き出す効果を出せるのではないかと考えました。
経営会議活性化の具体的な支援内容
会議体の整理
現状どんな会議がいつ行われており、誰が出席しているか、どんな資料を使って何を話しているのかを確認していきます。当然会議は少なくすむに越したことはないし、参加人数も多くない方が効率的です。重複している情報はないか、参加者の目的は何か、足りていない議題はないか等を整理します。
グランドルールを決める
経営会議における守るべきルールを確認します。例えば、「全員参加の意識を持ち、主体的に建設的な意見を出し合う」、「否定的な意見はNG、肯定的な意見を意識する」、「前回の決定事項のチェックを確実に行う」などです。
アジェンダを事前に準備
議論すべき事項をピックアップし、誰が担当で話すのかを確認します。タイムスケジュールを決めて、どの議題にどれくらいの時間を使うかを決めておきます。人間が集中できる上限といわれている2時間以内に経営会議が終了するように優先順位をつけていきます。
ファシリテーション
経営会議のファシリテーターとなり、円滑な運営を支援します。ここでも私たちのコーチングの技術が活きます。意見を拾って深掘りする、拡散したものを集約する、脱線したものを戻す、決定事項をとりまとめる、次回以降の検討事項にまわす、誰がいつまでに何をするのかを明確にする、などです。最初は私たちがファシリテーターを務めますが、半年ぐらいで自社運営できるようにファシリテーターを育成していきます。
議事録作成
議事録の作成を支援し、決定事項についてPDCAサイクルの構築を支援します。
