会計人のための仕組み化仕事術③│業務の部分最適から脱却、全体最適のアプローチを

販売管理領域の業務を改善

私が業務設計の支援をする場合、多くの場合は販売管理領域から手をつけていくようにしています。
販売管理は、「売上」という企業にとってもっとも重要な業務であるにも関わらず、各社独自のやり方が見直されることなく踏襲されているケースが多々あるからです。
さらに、受注管理や請求書の処理など、自社内の改善で成果につなげやすく、効率化することができれば、現場が営業活動により時間を割けるようになるので、業務改善の好循環が生まれやすい領域でもあります。

経営者を含めて企業側の関心は高いのですが、世の中に情報が溢れているからこそ、誤ったアプローチをとってしまうケースが後を絶ちません。
その代表例の１つが、「電子契約システムの導入」や「請求書発行の電子化」などの単発のデジタル化にとどまってしまうことです。
もう１つの代表例が、SFA／CRMのような高度なシステムをいきなり導入しようとすることです。

前者の問題は、業務の全体像を把握することなく、表面的に現れている課題に対して場当たり的に対応している点にあります。
課題の本質や業務の構造を見極めることができていないため、仮に一部のプロセスを電子化できたとしても、全体の流れがその電子化に最適化されておらず、期待通りの効率化が達成されることはほぼありません。
とはいえ、一部の業務だけでも電子化されていれば、改善に向けて一歩前進はしているため、一定の成果が出てはいます。

後者の問題は、業務の整理や再設計をする前に、SFA／CRMの導入ありきで進めようとするため、初期構築の要件定義が困難を極めることです。
導入プロジェクトはなかなか進まず、SFA／CRMが稼働した後も情報が入力されず、満足な分析レポートも作れず、結局使えないシステムが１つ増えただけという結果になることも少なくありません。
そうなると、結局は元のやり方に戻ることとなり、利用料や初期構築の費用や、それに対応するための社内リソースがすべてムダになってしまうのです。

このようなムダを避けるために重要なのが、業務の全体像を描き、まずは自分達の業務プロセスがどうなっているかを関係者全員が理解するというやり方です。

請求処理や入金確認の方法など、長年続けてきた業務のやり方が最善の方法であるとは限りません。
現状のやり方を前提に、それに合うシステムを探したり、それに合うようにカスタマイズ開発をしようとするのではなく、まずは現状の業務をしっかりと整理し、最適な形に再設計する。
そのうえで、実現に必要なシステムの導入を検討する。
この二段構えのアプローチが欠かせないのです。

会計人による販売管理領域の改善

「業務の整理や再構築」と言われると、少し身構えてしまう方も多いのではないでしょうか。
大がかりな改革や高度なシステム導入をイメージすると、確かに難しく感じるかもしれません。

ですが、会計人には大きな強みがあります。
会計処理は業務フローの最後に位置しており、「どのような書類やデータがそろえば効率的に処理できるか」という視点で全体を見ることができるからです。
逆算の発想こそが、改善のカギになります。

例えば、請求書や入金データがきちんとそろう状態を思い描き、それをゴールとして業務プロセスを紐解いていくと、どこに問題が潜んでいるか、どのように改善すればよいかが見えてきます。
かつてあらゆる業務がアナログ（紙）で処理されていた時代は、経理の仕事は「書類や情報を整理し、適切な仕訳を切ること」が中心でした。
しかし現在は、デジタル上でほとんどの業務が処理できるようになったため、「処理に必要な情報が経理に集まるような業務プロセスを設計する」ことの重要性が、非常に高まっています。

重要なのは、いきなり大きな変革を目指す必要はないということです。
まずは会計知識と日々の業務経験をベースに、「こうすればもっとやりやすいのではないか」と小さな改善から着手することが現実的であり、成果にもつながりやすいのです。

販売管理は営業がメインの領域ではありますが、契約、請求、入金管理などの事務作業も多く発生します。
これらを整理し、効率的な形に再構築できるのは、実際に会計処理を担っている会計人だからこそです。

業務プロセスの多くが自社内で完結する販売管理は、比較的コントロールしやすく、経営者の関心も高いため、最初に業務改善に取り組む領域として適しています。
そして、ここで成果を出すことができれば、組織全体に「改善できる」という実感を広げ、次の取り組みへとつなげる強力な一歩となるでしょう。

部分最適ではなく全体最適を考える

ここまで、業務全体を描くアプローチの重要性、誤った改善アプローチに陥りやすいポイント、そして販売管理領域を改善するにあたっての会計人の強みを見てきました。

重要なのは、「部分最適ではなく全体最適を考える」ことです。
これからの会計人には、「頑張って情報を集めて仕訳を切る」という発想ではなく、業務の全体像を理解し、ビジネスの構造や背景を頭に入れた上で、適切な業務プロセスを設計していくことが求められます。
適切な業務プロセスで処理されれば、必要な情報がそろい、適切な仕訳を切ることができるからです。

AIの進化は著しく、作業はどんどんAIに任せることができるようになっていくでしょう。
しかしAIは、「自社にとって適切な業務プロセス」を設計することはできません。
まずは業務設計を行って、業務の流れを整えた後、AIに任せられるところは任せていくという順序で進める必要があります。
そのような対応も見据えて、いまこそ「業務全体を設計する」ことに挑戦してみてください。

大がかりなシステム導入や抜本的な改革をしなくても、身近な販売管理から改善に着手し、成果を積み上げていくことが、会計人が現場に貢献できるもっとも現実的で効果的なアプローチです。

次回は、freee×boardを使って販売管理プロセスを再構築する過程を解説します。

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