「育成・教育の重要性は分かっているけれど、手が回らない」—— そんな会計事務所にとって、会計データ入力などの定型業務の自動化が進むいまが、絶好のチャンスです。この記事では、いまこそ会計事務所が取り組むべき育成・教育策を、パート・アルバイト採用に強い会計・経理専門の求人サイト・アカナビが解説します。
この記事の目次
AIやRPAの導入により、会計事務所の業務効率化は着実に進んでいます。
しかし、その結果生まれた「時間」という貴重なリソースを、次に何へ投資すべきか、明確な答えを見出せていない事務所も多いのではないでしょうか。
そんな会計事務所に、投資先の一つとして提案したいのが「人材育成」です。
既存社員の業務効率化が進む一方で、経験者の新規採用は激化の一途をたどり、人手不足は依然として深刻な経営課題となっています。
この記事では、自動化・効率化で生まれた時間を人材育成に投資することが、採用難を乗り越え、事務所の価値を飛躍的に高める鍵になること、また教育体制整備で得られるメリットなどについて、アカナビがひも解きます。
加えて、すぐに実践できる外部ツールについても詳しく解説します。
自動化・効率化で変わるスタッフの役割分担とスキルアップの必要性
税務会計業界の業務のなかでも、AIやRPAによる自動化がもっとも進んでいるのは、記帳代行を始めとする会計データ入力業務なのは言うまでもありません。
会計データの入力業務では、これまで短時間で働くパート・アルバイトが重宝されてきましたが、自動化が進むと従来通りの人手は当然必要なくなります。
そうなると、会計事務所のスタッフの役割分担はどう変わるのでしょうか？
「入力業務」はなくなるが「チェック」は残る
金額とただし書きを読み取り、勘定科目に振り分けていく会計入力業務自体は、今後も自動化が進んでいくでしょう。
ただし、設定したルールに基づいて入力が自動で行われても、それが100％正しいとは限りません。
例えば「飲食代」の領収書は、それが取引先との交流目的だったのか、社内のコミュニケーション目的だったのか、業務研修中のケータリングだったのかというように、目的と内容次第で適切な勘定科目が変わってきます。
いずれは領収書の目的に合わせて処理できるようになるかもしれませんが、最終的に人のチェックが必要になる状況はしばらく続くでしょう。
意欲があり、経験値の高いパートさんを生かすためには
これまでは、「パート・アルバイトが仕上げた会計入力のチェックや修正は、社員の仕事」だという会計事務所は多かったと思います。
それが、自動化によりパートのメイン業務だった会計データの「入力」が必要なくなり、「チェック業務」をパートスタッフに任せられる、そんな未来が来るとしたらどうでしょうか？
パートの雇用人数は減らさざるを得ないかもしれませんが、入力業務がなくなっても、会計事務所で働き続けたいというパート・アルバイトの方は少なくないはずです。
会計事務所の経験は豊富だが、家庭の事情でパートとして働いている方も珍しくありません。
こうした方々のスキルや能力がさらに向上し、チェックを任せられるようになれば、社員はより付加価値の高い業務に注力できます。
そうなると、意欲や経験のあるパートスタッフがチェックや修正などを担えるよう、必要な育成・教育を進めていくことが重要となるのです。
社員のタスクを一つ引き渡すことができれば、社員のリソースに余裕が生まれ、新たな業務に取り組めるだけでなく、月々の残業時間も削減できます。
さらには、事務所全体の効率化やスタッフの満足度向上など、さまざまなメリットにつながっていくでしょう。
業務の自動化に合わせて、事務所全体の育成・教育体制を整えると、ほかにも多くのメリットが期待できます。
次で、その具体例を見ていきましょう。
育成・教育で高まる会計事務所の存在価値
業務の自動化・効率化が進むなか、会計事務所全体で育成・教育をバックアップする体制を整えておくと、さまざまなメリットが得られます。
そもそも業務の自動化・効率化で事務所が得られる最大の効果は、スタッフのリソースに余白が生まれる点にあります。
その結果、「これまで余裕がなくて教育・育成に取り組めなかった」という事務所は、教育・育成により多くのリソースを割けるようになります。
例えば新人入社のタイミングで、スタッフがOJTや自己学習で育成を進めたものの、「忙しくて十分に教えられなかった」、新人も「先輩が忙しそうで相談できなかった」「よく分からないまま顧客対応をしなければならず不安だった」となった経験があるのではないでしょうか。
その場合、教育・育成を体系化させておけば、個人のリソースや裁量によるばらつきを減らすことができます。
さらに、教育・育成の体系化により大きく以下の３つのメリットも生まれます。
事務所の採用競争力が上がる
教育・育成が体系化されると、これまでよりも教育・育成に対するハードルや負担が下がります。
そのことで、経験の浅いスタッフの採用に前向きになれる可能性が高まります。
ご存じの通り、会計事務所も経験者採用は激戦です。
顧客が増えているので人手は増やしたいが、先輩スタッフは通常業務で手いっぱいで、育成に割けるリソースがなく、経験者しか受け入れられない。
それにも関わらず、経験者採用はライバルが多すぎる…。
そんな状況から、採用に苦戦している会計事務所は珍しくありません。
一方で、「手に職をつけたい」「不況でも安定した仕事に就きたい」という目線から、実は会計業界にキャリアチェンジしたいというたくさんの若手が転職相談に来ています。
マンパワーに偏らない教育体制が築けるとスタッフ育成のハードルが下がり、育成ハードルが下がると経験の浅い若手の採用に前向きになり、結果事務所の採用競争力が上がるという好循環も期待できます。
未経験者は、他の事務所のやり方の癖がついていない分、きちんと教えれば素直に吸収して、成長してくれるというメリットもあります。
業務レベルが一定化し、顧客満足度も上がる
事務所内で統一された教育マニュアル・育成ツールがあると、スタッフ全員が事例に対して共通認識を持てるようになります。
個人の経験や見解による顧客への対応や提案は、替えの利かない生きた知見である一方で、「担当が変わったら言っていることが変わって不安だ」など、顧客が不信感を感じる要因になってしまうことも少なくありません。
しかし、スタッフが同じツールを使って学び、同じ事例に対して同じ一次回答ができるようになれば、顧客に安心感を与えることができます。
そこに個人の経験からなるきめ細やかな対応を加えれば、顧客の評価もさらに上がるでしょう。
組織の育成・教育レベル向上が期待できる
現在のパートスタッフのメイン業務である会計データ入力が、自動化によって減っていくことにより、パートスタッフは以前より高度な知識を求められることになるでしょう。
一方で、自動化・効率化により、パートスタッフ自身も時間的な余裕を持って仕事ができるようになるかもしれません。
また、上記の「事務所の採用競争力が上がる」の項で記載したように、未経験者を採用した場合、入社後はじめて触れる実務は会計データ入力やそのチェック、つまりパートスタッフの業務領域になるケースが多いでしょう。
こうしたことから、パートスタッフが新人のトレーナー役として伴走できるようになると、やはり社員の負担を減らしたうえで、会社全体で育成を進めることが期待できます。
育成を任せる側も任せられる側も、自信を持って「事務所の方針に合った内容を教えている」と言えるようになる点も重要です。
判断に迷ったら、立ち返れる共通認識としての教育ツールがあると、曖昧な指導が減り、教えてもらう側の安心感も増します。
パートスタッフも、育成が自らの業務の振り返りにもなり、自分で調べる習慣が付くことで、社員からの指示を待つだけではない、ある程度自走ができるスタッフへと成長する機会が得られるのです。
