会計人のための仕組み化仕事術⑪│月次決算が遅いのは経理のせいではない ── 前工程を設計するという発想

boardの会計連携に見る「前工程の設計」

では、前工程の再構築とは具体的にどこから手をつければいいのでしょうか。

月次決算の前工程には、売上データ、経費精算、給与・勤怠などさまざまな領域があります。
そのなかでも、売上に関わる販売管理は優先的に取り組む価値のある領域です。
売上は経営判断に直結する最も重要な数字です。
加えて、自社の業務プロセスの問題であるため、社外の都合に左右されず改善に着手しやすいという利点もあります。

売上の処理は、見積から受注、納品、請求、入金と複数のステップにまたがり、営業と経理の間で情報の受け渡しが何度も発生します。
営業側で売上データが確定しなければ、経理は売上の仕訳を起こせません。月次決算において売上の確定が遅れることは、そのまま決算全体の遅れにつながります。
だからこそ、販売管理システムから自動的に会計側にデータが連携される仕組みを作ることが、前工程の設計として大きな効果を持ちます。

ただし、単にデータを連携すればよいわけではありません。
販売管理ソフトから出力されたデータを経理が受け取ったあとに、勘定科目の確認や修正が必要になるのであれば、転記の手間が形を変えて残るだけです。前工程の設計とは、経理が受け取った時点で「そのまま使えるデータ」が届いている状態を作ることです。

この考え方を設計思想そのものに組み込んでいるのが、販売管理ソフトのboardです。
boardのメインユーザーは営業担当者であり、会計の専門知識を持たない人がほとんどです。
そのためboardの案件画面には、勘定科目や税区分を設定する機能がありません。
現場のユーザーに勘定科目を選ばせれば、迷いが生まれ、入力ミスが発生します。
間違った科目で登録されたデータは、後工程の経理が1件ずつ確認し、修正しなければなりません。
これでは、販売管理から会計へデータを連携しても、かえって経理の負荷が増えてしまいます。

boardでは、事前に会計連携条件を設定しておくことで、このような問題が発生しないようにしています。
それは経理や税理士などの会計知識がある人の役割であることを前提に、機能が組み立てられているのです。
「取引先が○○の場合は補助科目を△△にする」「案件区分が××の場合は部門を□□にする」といった条件を組み立てておけば、現場の担当者は請求書を発行するだけで済みます。
発行された請求データに対して、設定済みの条件に従って勘定科目・税区分・部門が自動的に振り分けられ、正しい仕訳データが会計ソフトに連携されます。
現場の担当者は会計処理を一切意識せずにboardを使える。
経理は転記も修正も不要で、意図した通りの仕訳データを受け取れる。
1回の設定で、この状態が継続します。

この設計が成り立つには、条件を正しく組める人が必要です。
「どの取引をどの科目で処理するか」「税区分はどう判断するか」「部門はどう分けるか」。これらを正しく設計できるのは、会計の専門知識を持つ人です。
条件設定は経理や税理士の専門性が生きる場面であり、ここにこそ会計人の価値があります。

月次決算の短縮は、前工程の設計で決まる

月次決算のリードタイム短縮には段階があります。
まずは経理側の処理負荷を下げること。売上データの会計連携を自動化し、請求書の受取を一元化する。
これだけでも、転記やミス修正に費やされていた時間は大幅に減ります。

しかし、本質的な早期化のためには、前工程そのものの設計に踏み込む必要があります。
前工程の段階で正しいデータが自動的に流れてくる仕組みを作る。
施策（BPO・AI・ツール）を選ぶ前に、まず情報の流れそのものを設計することが先です。

会計人は、数値が最終的に集まってくる位置にいます。
だからこそ、「どの情報が、どの形で、いつ届けば後工程がスムーズになるか」を見通せる立場にあります。
税理士も顧問先に対してこの「前工程の設計」を支援できます。
受け身で情報を待つのではなく、情報が正しく流れてくる仕組みを顧問先と一緒に作る。それが、これからの会計人に求められる関与の仕方です。

今回は月次決算のリードタイム短縮を題材にしましたが、ここで取り組んだことは、突き詰めれば「情報の流れを設計する」ということです。
どのデータを、どの形で、いつ、誰が届けるのか。それを決め、仕組みとして整える。
これが業務設計です。
月次決算の前工程を設計するというのは、この業務設計の具体的な実践にほかなりません。

そして、業務設計によって情報の流れが整った状態は、AIを業務に組み込むための土台にもなります。
AIは、データが正確に、決まった形で、決まったタイミングで届く環境があってはじめて力を発揮します。
前工程が設計されておらず、届くデータの形式も精度もタイミングもバラバラな状態では、AIを導入しても期待した成果にはつながりません。
前工程の設計は、月次決算の早期化にとどまらず、これからの業務の土台そのものなのです。

次回は連載の最終回です。12回にわたってお伝えしてきた「業務設計」という考え方を、改めて整理します。

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