会計事務所の法人化に伴い、新たな経営方針を打ち立て、業務の取り組み方も大きく変えた「M&N辰巳税理士法人」。当初は計画した通りの効果が表れたものの、次第に新たな課題が出てきたという。組織の規模が大きくなり、業務フローを変えたことで、どのような課題が出て、それをどのように解決したのか。引き続きCEOの辰巳悠樹が解説する。

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辰巳悠樹(M&N辰巳税理士法人)

辰巳悠樹(M&N辰巳税理士法人)
1958年創業の「M&N辰巳税理士法人」のCEO。事務所としては、京都で約60年間多くのお客様を真摯にサポート。自身としては、強みである「営業力」をより活かせるようにMBA(経営学修士)を取得するなど、「組織として強くなる」という方針のもとに事務所の規模や業績拡大に貢献している。また顧客の拡大にあたり、「製販分離」やクラウドツールの導入などを実施し、事務所の改革も進めている。

※この連載は、「すべてのスモールビジネスを支える統合型経営プラットフォーム」を掲げるfreeeの協力でお送りしています

 

私たちは会計事務所を法人化して新たなスタートを切る際に、従来の会計業務の課題を解決するため、業務の見える化と効率化に取り組みました。
その大きな柱となったのが、分業制の実施をはじめとする組織改革(CX)です。
さらに、クラウド会計ソフトを導入するなど デジタル化(DX)も推し進めました。

こうした取り組みの成果は、思い通りにいかなかったこと、期待していた効果は出たもののあらたな課題が出てきたことなど、さまざまでした。
その中で大きな課題として挙げられるのは、次の3つです。

  1. 業務(サービス)の質の確保
  2. スタッフの育成
  3. 人財の確保

業務の効率化と質の確保をどう両立するか

3つの課題の中でいちばん重要なのは、なんといっても「1. 業務(サービス)の質の確保」です。
どんなに素晴らしい経営方針を立てて組織改革を行っても、肝心の業務(サービス)の質が落ちてしまっては意味がありません。

これまで会計・税務のプロフェッショナルである税理士が1人で行っていた業務を分業化することで、いかに効率化すると同時に質を保つかが当法人のテーマとなりました。
そこで重要なのが、スタッフの意識です。
当法人では、分業化を図ったことでスタッフがクライアントの事業内容や経営状況、さらには会計業務全体の流れを把握しにくくなってしまいました。

さらに、それによる仕事に対する使命感の低下も見られました。
簡単にいうと、「自分が担当するところさえ問題なければそれでいい」という姿勢です。
こうした意識になってしまうと、工程ごとに見れば問題がなくても、サービス全体で見ると大きな影響が出てしまいます。
たとえば個人事業主の場合、ひとつの銀行口座を事業とプライベート兼用で使っているケースが少なくありません。
1人の税理士がすべての業務を行っていれば、こうした場合でも事業の支出なのか、プライベートの支出なのか見分けがつきます。
しかし分業制になると区別ができず、すべてをプライベートの支出として仕分けしてしまうことになりかねません。

これを防ぐために取り組んだのが、クライアント別のカルテの作成です。
クライアントに関する情報を集約し、担当するスタッフが把握した上で業務を行うように徹底しました。
また、前回もお伝えしたように、各チームに全体を統括する司令塔的なポジションを置くことで、工程間の溝をなくすようにしました。

 

デジタル化の推進も、思うように進みませんでした。
ベテランのスタッフほど、「デジタルがなんぼのもんや」という抵抗感が強かったように感じます。
これからの会計業務を考えた場合、クラウド会計ソフトは不可欠だと考えて「freee会計」を導入したわけですが、それまで使っていたソフトと異なり、複式簿記という概念を取り払った仕様のため、スタッフが慣れるまで時間がかかりました。
そこで、デジタルに関するリテラシーの高いスタッフを選出して、「freee会計」の研修を受けてもらい、さらに法人内で勉強会を開いて、すべてのスタッフが使えるようにしたのです。

最初は拒否反応を起こしていたスタッフも、いまでは「業務のスピードが画期的に早くなった」といっています(笑)。
自分自身の経験からいえるのは、「デジタル化を行う際は、事前にそれを機能させるための組織改革を行うことが大切」ということですね。

「freee会計」を導入したことで、大幅な業務効率化を実現できました。
しかし、それだけでは他の会計事務所との差別化を図る上で充分とはいえません。
そこからいかに独自の付加価値を創出するかが大切だと私は考えています。