請求書の送付方法
請求書を作成したら、お客様に送付します。送付方法として、下記の方法があります。
①郵送
手書き請求書や、エクセルやツールで作成した請求書を印刷し、郵送します。
②メール送付
エクセルやツールにてデータ形式で請求書を作成し、PDFファイルをメールで送付します。エクセル形式で請求書を送っているケースが見受けられますが、エクセル形式は後から編集可能なため、トラブルになる可能性があります。可能な限り、PDF形式でお送りすることが好ましいでしょう。
③ツールの郵送機能を用いる
ツールによっては、作成した請求書を郵送してくれるサービスがあります。比較的安価に送付できますので、請求書郵送作業を効率化したいときにおすすめです。
④ツールのメール送付機能を用いる
ツールから請求書のPDFや請求書をダウンロードできるリンクをメールでお送りすることができます。
なお、どの請求書送付方法を取るかは、先方との握りが大切です。紙ベースでの請求書しか受け付けていなかったり、「請求書の到着は月初3営業日まで」などの独自ルールを定めているたりする会社もあります。必ず、請求書発行前に先方のルールを確認しておくようにしましょう。
おわりに
今回は請求書の発行ルールについて紹介してきました。売上代金を請求する大事な業務ですので、基礎に立ち返って適切な処理を行いましょう。
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