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今注目の会計事務所 記帳業務の自動化で生産性アップ、顧客サービス向上【税理士法人BAMC 代表社員 橋本隆氏】<PR>

この数年、会計事務所では、顧客データの入力作業負担を削減するため、記帳業務を自動化させるサービスに注目が集まる。経営者に寄り添った税・財務コンサルティングを提供することで幅広い顧客をつかむ税理士法人BAMC(代表社員=橋本隆税理士、東京・中央区)も、記帳業務の自動化に取り組み、業務効率化、顧客拡大に拍車をかける。記帳業務の自動化で、どのような効果が生まれ、どの程度効率化が果たせたのか、使用しての忌憚ない感想について話を伺った。(取材=編集委員兼論説委員:宮口貴志、撮影=平野晋子)

コロナ禍で進む二極化

ー税理士法人BAMC(以下:BAMC)では税務だけでなく、財務・経営コンサルティングに力を入れ発展してされているとお聞きします。

橋本 弊所では、グループの株式会社BAMC associatと二人三脚でサービスを展開し、顧客ニーズを掴んできました。グループとして財務戦略構築、経営戦略策定、創業支援などといった経営コンサルティングや財産調査・診断、相続相談、事業承継対策、資産運用提案などの財産コンサルティングを包括的に提供したことが、幅広いニーズを持つ顧問先に受け入れられたのだと思います。

―グループで台湾にも進出されていますね。

橋本 投資目的で日本の不動産購入を考えている台湾人は増えています。そのため、台湾で相談対応をはじめ、資産運用のお手伝いをしているほか、日本の不動産を購入された台湾人などの申告支援をしています。台湾事務所には今、台湾人スタッフが2人おり、不動産会社とセミナーなどを開催しながら、お客様を紹介してもらう体制になっています。JETRO(日本貿易振興機構)から日本に進出したい企業のご相談も受けています。

 ―コロナ禍において顧問先の相談内容などに変化は起きていますか。

橋本 顧問先の業績は、悪いところは凄く悪く、良いところは凄く良いと二極化しています。設備投資は一通り終わったので次の事業展開はどうしようかといった話もある一方、悪いところはどうしても資金繰りの話になります。営業ベースでプラスにならないと血を流しながら助成金で一時的に永らえる状態でしかなく、もっと借り入れた方が良いのか悩ましいところです。これをきっかけに事業を売りたいという話も増えてきました。事業転換などのアドバイスもしています。

事務所としても、効率化を図り千葉と埼玉の2事務所を閉め東京本社に統合しました。テレワーク体制も整い遠隔でも対応できるようになってきましたから。

弥生の『記帳代行支援サービス』で1日仕事が3時間に

ー業務の効率化はどのように進めていますか。

橋本 大前提は顧問先に自計化してもらい、1人の担当者が何件もの担当先を持つことなのですが、例えばクリニックなどは自計化が非常に難しいです。また、私たちの顧問先は他の事務所からの切り替えが多いのですが、自計化されていないところであれば、「銀行通帳のコピーを取らずに記帳できますよ」ということを理由に、インターネットバンキングを使いましょうとお伝えしますし、インターネットバンキングを使っているのならば会計ソフトと連携させて自動化できますよ、また、ストレージサービスに証憑を入れてもらって一緒に共有してやっていきましょう、といった声掛けをしています。

また、事務所内での記帳業務を自動化するため、アウトソーシングも積極的に取り入れています。少し前、顧問先が一気に増え、記帳代行業務の負担が事務所経営の大きな課題になったことがありました。このときデータ入力するスタッフだけでは仕事が回らなくなり、通常なら訪問し自計化指導などをするスタッフも入力作業に追われました。人手不足から、一度は派遣社員も採用しましたが、時給単価が高く、採算が合わなくなり、かえって業績が悪化してしまいました。

※弥生株式会社より提供

そうした経緯から、弥生株式会社が提供する『記帳代行支援サービス』を使い始めることにしました。

―導入前と導入後で業務効率はどのように変わりましたか。

橋本 スタッフからは、半日仕事だったのが1時間ぐらいで終わるとか、1日かけていたのが3時間ぐらいで終わるようになったと聞いています。私個人としても業務が短縮されたという実感があります。

例えば、顧問先に約50件の賃貸物件を保有する建築会社があるのですが、この建築会社は賃貸物件ごとに銀行口座を設け、お金の入出金管理をしています。つまり、約50の銀行口座があり、従来はスタッフが入出金情報を『弥生会計』に手入力していました。入力作業だけで膨大な時間を要し、月次の報告が遅れてしまうこともありました。

これが弥生の『記帳代行支援サービス』を活用し始めて、その中のインターネットバンキングデータと連携する『記帳代行用ツール』を利用することで、口座の入出金情報を自動で『弥生会計』に取り込めるようになりました。これだけでも業務効率は格段に上がりました。

ー読み込んだデータの仕訳精度はどうですか。

橋本 精度は非常に高いです。同じものが2度読み込まれることもなく、入力担当者の知識があまりなくても、ある程度のところまで仕上がっています。『証憑データ化サービス』を利用すると、取り込んだ銀行の通帳データを画像として『弥生会計』で確認できるので、チェック作業の手間がかかりません。

『証憑データ化サービス』は、顧問先から紙証憑を受け取った場合に、スキャナを利用して画像データ化し、証憑アップローダーに取り込みます。取り込み可能なファイル形式は、画像ファイル(.jpg、.jpeg、.png)、PDFファイル(.pdf)、XDWファイル(.xdw)です。

この『証憑データ化サービス』を使っている若手スタッフが、「橋本さんこれとても便利なんですよ」と見せてくれたのが、領収書に書かれた手書きメモまで摘要欄に入力されている画面でした。ここまでできると、現金取引の入力作業が楽だと若手スタッフは喜んでいました。顧問先に、「今年はだいぶ細かく摘要まで入力されていましたね」と指摘されるほどです。

ーチェック体制はどのように行っていますか。

橋本 私たちは、決算申告をはじめ確定申告書の作成に際しても、担当者が作成した後は「上席→所属長(税理士)」という2次チェック体制で行っています。時間はかかりますが、入力内容の誤りや、漏れを防ぐためのリスク対策のためにやっています。

このような流れでも、早く正確なデータが取り込めるようになったことから、重要な申告書のチェック業務に時間をかけられるようになりました。また、確認に必要な証憑との突合せも容易にできるため、申告書などを顧問先に戻す時間も以前より短縮しました。

さらに、入力担当だったスタッフが、入力の状況を確認して訪問の準備に携わっていく形に今変わってきています。

入力スタッフの意識変革 積極的に顧問先訪問

ー事務所内での周知はどう行っていますか。

橋本 弊所では、マネジメントできるシニアに、入力担当・外訪トレーニング中のチーフを付けて、その下に入力補助者としてサブを数名配置するチーム体制で業務に臨んでいます。全5チームあって、チーム間であえて競わせているわけです。

記帳アウトソーシングサービスを使うのも各チームの判断に任せているのですが、使っているチームと使っていないチームでは差が出ます。アウトソーシングなり自動化ツールなりを使っているチームは件数がこなせるため収益性が高いです。

他のチームが使っていていいなと感じたら自分たちのチームにも導入するという形で事務所内での使用が広がっています。

-記帳アウトソーシングサービスの利用により事務所内での業務の進め方に変化はありましたか。

橋本 よく会計事務所経営において、入力担当者と訪問担当者を分ける「製販分離」を進め効率化すべき、と言われますが、弊所ではもはや製販の“製”は要らないんじゃないかと思っています。記帳のアウトソーシングサービスを利用すれば所内で入力するより早いですし。

なので、今ではAIによる監査ソフトを導入し末端の監査ができないスタッフもソフトを利用することで監査を行えるよう、全体のレベルの底上げに取り組んでいます。先ほどお話した通り、入力担当のスタッフも一緒に訪問に行くことが多くなっています。

―担当している顧問先がどのような取引をしているか、実際に話を聞いた方がチェックしやすいからですか。

橋本 そうですね。また収益面を考えても、入力スタッフが担当を持てるようになれば利益率が上がりますよね。そのため現在は、一部の入力スタッフには、外訪する際に補助金の営業をやってみましょうかとか、今度行うセミナーの案内をしてみましょうとか、営業面での指導もしています。

個人的に、これからは外訪できないスタッフが働くのは難しくなるのではと思っています。記帳業務の自動化は、それだけ会計事務所内の業務の進め方に大きな影響を与えると思います。

ー自動化することで経費面での変化はありますか。

橋本 変化が出ているのは勤務時間ですね。特に、確定申告期に月次処理が滞りなく進んでいくのがスタッフの労働時間に反映しています。残業が減ったことで、人件費が減りましたね。

―顧問先からはどういった評価をもらっていますか。

橋本 顧問先にも好評をいただいております。以前は訪問時に資料を受け取ったりチェックしたりといったことに時間を取られていましたが、新規の顧問先では、訪問する前に『弥生ドライブ』というストレージサービスに帳票を入れてもらい事前にチェックする体制を最初に構築できています。訪問時には、経理担当者への監査は1時間で終わり、残り2時間ぐらいは社長と経営上の話ができるという理想的なサイクルができあがっています。

変わっていかなければというのは、お客様でも思っているんでしょうね。古臭いやり方ではダメなのだという意識をお持ちです。

―記帳業務の自動化の他に、今どのようなことに取り組んでいますか。

橋本 最近、事務所内でDX(デジタルトランスフォーメーション)推進のための会議をスタートさせました。スタッフの中でやりたいと手を上げた人を中心に進めています。皆が納得できる形で進められるよう、研修をどんどん取り入れているところです。事務所内のデジタル化を進めていくことは、結局は顧問先のためになることだと思っています。自分たちがまずできるようになり、顧問先にも提供できるように今後繋げていきたいと考えています。

 

~弥生株式会社の『記帳代行支援サービス』~

詳細はちら

 

<OFFICE DATA>

税理士法人BAMC(本店:東京都中央区、設立:2007年、従業員数:50人)

インタビュー
橋本 隆 氏

茨城県日立市出身。札幌観光大使。中小零細企業の資金調達および事業承継に強い税理士。2003年税理士試験合格。千葉県内の税理士事務所勤務を経て2007年4月BAMCグループに参画。千葉支店長、札幌支店長を歴任。2020年4月税理士法人BAMC代表社員に就任。現在、金融機関、生命保険会社からの依頼で年間100本のセミナーを行う人気講師。

“セカンドオピニオン税理士”として事業承継をはじめ多くの相談業務を一手に引き受けている。

 

 

著者: 宮口貴志

KaikeiZine編集委員兼論説委員

初代のKaikeiZine編集長。税金の専門紙「納税通信」、税理士業界紙「税理士新聞」の元編集長。現在は一般社団法人租税調査研究会の役員・事務局長であり、会計事務所ウオッチャー、TAXジャーナリストとして活動。㈱ZEIKENメディアプラス代表取締役社長。
■税と経営の顧問団租税調査研究会
https://zeimusoudan.biz/
■KaikeiZine
https://kaikeizine.jp/

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