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会計事務所をトヨタ流にカイゼンしたら

会計事務所は労働集約的なビジネスモデル。となると、生産性向上は事務所の収益確保のための一大テーマ、じゃないですか?最新のITツールや、RPA、AIなんてものではなく、乾いた雑巾を絞るような製造現場でのカイゼン活動を会計事務所にも応用してみた結果をご紹介したいと思います。

● 業務改革ではなく作業カイゼンで、一人当たり月10時間を効率化

私はトヨタ自動車㈱で10年間エンジニアとして勤めた後、税理士法人に転職という珍しい(?)経歴。転職するまで税理士がどんな仕事をしているのかほんとに全然知りませんでした。(それでいいのか?)

そんな業界ド素人の新入社員なので、いきなり「抜本的な業務改革!」とか「ITツールの導入やDX!」なんてことは当然できません。今回お話しするカイゼンはそんな高度なものではなく、日々の細かな業務、いや、日々の“作業”のカイゼン。製造現場では「1秒カイゼン」と言われる小さなカイゼンの積み重ねです。

しかし、1秒カイゼンの積み重ねの結果、10人事務所で年間1200時間の間接業務の短縮。1人当たり月10時間という時間が生まれました。

● プリンタ複合機の横にテーブルを

私が会計事務所に入って一番はじめの仕事が、書類の整理でした。クライアントの資料をコピーしたりスキャンしたりする仕事。バインダーに閉じられた紙を取り出してスキャンしていくのですが、複合機の近くにバインダーを置くスペースがありませんでした。ですので、複合機の上にバインダーを仮置きしたり、自席に戻ってホチキスを外したり…そんな作業の繰り返しになります。

(みんなやりにくくないのかな。複合機の横にちょっと物を置けるスペースがあったら、1日3分は仕事が早くなるのになぁ…。)

と思って、勇気を振り絞って

「あのー、家に使っていない折りたたみテーブルがあるので持ってきていいですか?」

と聞いたところ、「いいよー」と一声。(いいのか。大企業だったら考えられない緩さ(笑))

そんなわけで、さっそく一人暮らしのときに使っていた折りたたみテーブルを持ってきて設置。これが私のカイゼンの第一歩でした。

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