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会計事務所をトヨタ流にカイゼンしたら②

10人事務所で年間1200時間の間接業務の短縮。一人当たり月10時間という時間が生まれている計算。これは初めて税理士法人に転職したど素人の新人職員である私がカイゼンに取り組んだ結果です。業界知識のない人でも取り組める業務効率化の考え方について製造現場のカイゼン経験を元に熱く語りたいと思います。

● 業務効率化はECRSで

業務効率化を考えるときに私がよく使うフレームワーク(枠組み)があります。「ECRS」(イーシーアールエス、イクルス)といわれるものです。これは次の4つの単語の頭文字をとったものです。当初は製造現場で用いられていた手法だそうですが、事務系の職場でもとても有効な考え方だと思います。

4つの切り口自体も重要ですが、一番大事なのはこの順序で効率化を考えるということです。“業務効率化”というミッションを与えられると、もっと簡単にするにはどうやればいいのか、と真っ先に「S」つまり「簡単にできないか?」という視点で考えてしまう傾向があります。そうではないんです。そんなときにはまず一歩立ち止まって、この問いを投げかけます。

そもそもこの業務はなくせないか?(E)

ここに立ち戻ります。もしその業務がなくなっても困らないのであれば、やめてしまえばいい。こんなにすぐにできて効果の出るカイゼンはありません。最高のカイゼンです。

前回の記事で、複合機の横にテーブルを設置したというカイゼンを書きました。しかし、今はペーパーレス化が進んできています。そもそも紙資料をコピーする、スキャンするという業務自体がなくなってきています。まさにE。ペーパーレス化は「なくせないか?」という問いに対する答えのひとつです。

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